Többen kérték, hogy a főszervező foglalja össze főszervezői szemmel a Mikkun 2009 előkészületeit és lebonyolítását. Tehát ez az írás elég szubjektív lesz. Leszögezem már így az elején, hogy szervező és segítő barátaim nélkül nem jöhetett volna létre semmi.
Így a legelején álljon itt egy link, ahol megtekinthetitek a közvéleménykutatás eredményét: http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AhBQd-nhNBZMdHZ2cXRvVVZLaUpoUlhHejhUemktd2c&hl=en – külön köszönet Karolinának!
Előzőleg több rendezvényt is szerveztem már szülővárosomban a MAT és MiNK színeiben (mikor melyikben:) és úgy éreztük a klubban, hogy kellene idén is valami. Volt egy kis megtakarított pénzem, ezért azt mondtam, vágjunk bele, mert jó lesz. Mindenki lelkesen fogadta az ötletet, így belevágtunk, belevágtam.
De minden további időhúzás nélkül lássuk, mely területeken mozgolódtam: főszervezés, pénzügy, marketing, online technológiák, partneri kapcsolattartás, beszerzés, szállítás, plusz ahová még be kellett ugrani.
Főszervezés: felbontottam a szervezést alterületekre, amelyek élére olyan embereket próbáltam beszervezni, akikkel jó munkakapcsolatom volt korábbi rendezvények kapcsán. Egyeztettem az esetleges időpontok okán, hogy ne ütközzünk senkivel és semmivel. Így esett a választás december 5-re, ugyanis eredetileg egy héttel későbbre gondoltunk. A nevet brainstorminggal találtuk ki: én löktem a hülyébbnél hülyébb elképzeléseket, a többiek kezdetben fogták a fejüket, aztán hirtelen ez elmaradt. Ekkor tudtam, hogy jó ötlet lesz a Mikkun 🙂 Törekedtem rá, hogy legyenek szervezői megbeszélések, ahol átnézhetjük, hogy milyen feladatokat kell megoldanunk és hogy mi hogyan lenne megfelelő.
Pénzügy: a teljes pénzügyi kockázatot én vállaltam, mindent a megtakarításaimból vásároltunk, kivéve a csuklószalagokat, amelyeket Myki intézett és fizetett. Szerencsére maradt még egy kevéske pénz a számlámon (egyhavi kocsitörlesztésre talán elég) és szerencsére nem lettünk veszteségesek, szóval minden jól alakult ilyen szempontból. Ugyanakkor az elmúlt pár hónapban nem kerestem munkát, mert tartottam attól, elvenné az időmet és energiámat a szervezéstől, így ez extra kockázat volt. A lényeg viszont, hogy jól alakult.
Marketing: a marketinggel nagyon hamar próbáltam előrelépni, mert féltem, hogy ellenkező esetben kevesen jönnek el és akkor akár veszteség is felléphet. A legelső lépés a domainnév megrendelése és a mascot gyors megtervezése volt. Előbbit minél hamarabb elindítottam, utóbbira pedig Amit kértem fel, aki pápán lakik és szépen rajzol. Elkészítettem a hirdetés szövegét és szórtam ahol csak tudtam (fórumok, portálok, ismerősök) A marketinghez számos barátom különböző szervezetekből segítséget nyújtott: hirdették mindenhol, még határokon túl is. De nemcsak a virtuáliában reklámoztunk: a helyi és a környező megyék meetjei is segítettek a szórólapozásban, plakátolásban. KN2501-gyel és Enikővel plakátoltunk Kazincbarcikán és Miskolcon is, a miskolci szórólapozást pedig Gréta, Dalma és Mitami intézték.
Gabesz és Csabi stúdiójában vettük fel az online reklámspotok hanganyagait. Forgatókönyv: én (ad-hoc azért módosítottunk ezen-azon). Szinkronhangok: Enikő, én, Azzi.
Online technológiák: nulláról készítettem egy honlapot ( http://mikkun.hu ), felhasználva és átalakítva a Miskolcon korábban is használt regisztrációs rendszert is. Az elrendezés és menüszerkezet egyszerű lett, mint a faék, mert a funkcionalitásra és tartalomra koncentráltam. Írtam egy statisztikai modult is, amely megjelenítette a főoldalon, hányan regisztráltak és az egyes területek iránt milyen fokú az érdeklődés. Feldobtam egy SMF modult, amihez találtam egy karácsonyi témát. Ezt egy kicsit átalakítottam. Létrehoztam a szekciókat és topikokat, hagyva a többieket is kibontakozni. A honlap tartalmát is én frissítettem, ahogy új infók váltak elérhetővé döntéseink és a dolgok alakulása nyomán.
Partneri kapcsolattartás: az előző rendezvények folyamán megismert boltokkal és kiadókkal, szponzorokkal a lehető leghamarabb felvettem a kapcsolatot, folyamatos kapcsolatban álltam velük. A megbeszéltek alapján készítettük elő a helyszínt – mindezek mellett KN2501-gyel együtt egyeztetve a gimnáziummal is -, illetve készítettem el a szerződéseket jóelőre, melyeket a rendezvény napján írtunk alá közösen. A forródrót telefon mindig nálam volt, így az érdeklődők íly módon is információkhoz juthattak. A befutó e-maileket napi szinten válaszoltam, ahogy csak tudtam. Amit más szervezők precízebben tudtak megválaszolni, továbbítottam számukra.
Beszerzés, szállítás: kis Fiat Puntómat használtuk a beszerzések és szállítások folyamán. A dekorhoz és rajzhoz, a tombolanyereményekhez, a beszerzendő és szállítandó technikához (akár Budapestről és Budapestre is), plusz amihez még kellett, felbecsülhetetlen segítséget nyújtott a közben párszor le is sérült jármű. A számlámról vettünk majdnem mindent, én pedig szorgalmasan gyűjtögettem a számlákat.
A rendezvény hetében: összegyűjtöttem az infókat a szerződésekhez és előkészítettem őket; folyamatosan olvastam a leveleimet és fontossági sorrendben próbáltam rájuk válaszolni; ellenőriztem, hogy minden területen rendben haladnak-e a dolgok – megadva minden szükséges segítséget; besegítettem a személyzetiseknek adatösszefésüléssel; kiosztottam olyan feladatokat, amelyeket biztosan nem tudtam volna ellátni a sok minden más mellett; aktualizáltam a közösen használt információs táblázatot; Myki és KN2501 segítségével előkészítettük és kiviteleztük a szállításokat, elvégeztük a maradék beszerzéseket – mindez a rendezvény napja előtt ért csúcspontjára.
A rendezvény napján (szombaton): a Mikkun előtt is átlag 3-4 órákat aludtam, ez alól a rendezvény napja sem volt kivétel. Bevittem a gépemet, a nyomtatómat és minden cuccot, ami még nálam volt és kellett. Gyorsan kinyomtattam a táblázatokat, hogy a beléptetők tudják, kiket engedhetnek be, mint segítőket vagy szervezőket, elláttam őket egy-egy köteg piros csuklószalaggal is. Akik bent voltak, azokat is megszalagoztuk. Onnantól ment minden, mint a karikacsapás. Minden terület ügyesen felvette pozícióját és elkezdődtek a végső simítások. A nagytermi hangosítást az Anivár, azaz a nagyváradi animések biztosították – nagy-nagy köszönet érte! Több segítőt is biztosítottak számunkra, amiért külön köszönet illeti őket. Békéscsabáról, Egerből, Pápáról, Budapestről és Gödöllőről is jöttek segíteni. Sőt, Bokodról, Sárbogárdról és Alapról is – nem is tudnék felsorolni minden helyet. Ellenőriztem minden területet, minden rendben megy-e, és ahol tudtam, segítettem, intézkedtem. Több alkalommal ki kellett volna ugranom kocsival vészbeszerzésre, ám SjoCi és Kenny is segítettek levenni ezt a terhet a vállamról, így jobban tudtam koncentrálni a helyszínre. Napközben nagy segítségemre volt Kyra és kis csapata, akik a személyzeti ügyeket intézték (HR). Ha kellett, capucchinót, szendvicset készítettek, segítőt vadásztak oda, ahol hiány volt, beugrottak bárhová, ahol hirtelen szükséges volt.
Néhányszor a színpadon is szerepeltem: legelőször a megnyitáskor, majd amikor a rögtönzött akita inu bemutatót jelentettem be, aztán pedig a tombola alatt. Volt úgy, hogy ki kellett ugrani beszerzésre, amelyet egybekötöttünk utasszállítással és a nagyváradi sofőr szállásra kalauzolásával.
A rendezvény végén/után (vasárnap hajnalban): szállítottam (felszerelést és szervezőket). Kezdetben Myki, Kenny és Ami segítségével, majd pedig (amikor láttam, hogy szegények már nagyon álmosak, a szállásra kalauzoltam őket) egyetlen kocsival. 5:45-kor hagytuk ott végleg a helyszínt. Csak Enikő fért az autóba, mert egyterűvé voltam épp alakítva teljes terheléssel. Az utolsó nagy szállítási út hozzám vezetett, ahol minden BP-re célzott cuccot kipakoltunk, plusz még néhány dolgot. Visszaalakítva a kocsit elugrottunk KN2501-ért és Csabiért, majd elvittünk mindent Sajóbábonyba, ahol KN és Enikő kiszálltak, hogy végre aludni térjenek. Csabit hazavittem Szirmabesenyőre, majd robogtam tovább Cooperért és Byte-ért, akik Mykinál aludtak egy-egy széken. Vonatuk (vasárnap reggel) 7:20-kor indult, szóval sietni kellett, mert 7:06 körül járt az idő. Myki is kijött az állomásra, hogy mindketten elköszönhessünk tőlük. Ezután hazavittem Mykit, majd hazaértem és fogmosás után aludni tértem. Délután 14h-kor felébredtem, hogy Amitól és Kenny-től elköszönjek. Kicsit még ücsörögtem, tévéztem, majd 18h körül elaludtam újra. 23h körül ébredhettem, majd 02h körül sikerült újra elaludnom. Hétfőn 09h-kor, majd 10h-kor ébredtem és lassan, de elindult a nap. Este 20h-kor, alapos előkészület után Mykival elindultunk Budapestre, hogy visszaszolgáltassuk Sulnak és a MATnak a kölcsönkapott technikát. Ezúton is köszönjük a támogatást! Hajnalban értünk haza és mostanra már sikerült egyenesbe kerülni bioritmus tekintetében.
A végén álljon itt a csoportvezetők listája ( Zettót ne keressétek, mert nem írtam oda 🙂 ) abc sorrendben:
Azzi – cosplay, konferanszié
Byte – spotkészítés, egyéb informatikai és technikai támogatás
Cooper – vetítésszervező és -kivitelező
Csabi – ütemezés
Eiji – ruhatár- és tombolaszervező
Enikő – dekor és rajz
Enikő (Hajdúhadházról) – sajtóreferens
Hega – pénzfelügyelő és tombolaszervező
Jett – nagyváradi elnök, vetítőtermi hangosítás
Karolina – közvéleménykutatás
KN2501 – elnök, biztonság, programütemezés
Kyra – HR, after előkészítés
Luggi – AMV blokk tanácsadás
Mitami – beléptetés
Myki – táncpad, technika, afterparty
QQzulu – konzol
Tukeinon – karaoke
Nagyon köszönöm a sok-sok segítséget, azoknak is, akik ezen a listán nem szerepelnek, de hathatós támogatást nyújtottak rendezvényünk számára!
